Se hai chiesto un preventivo per un distributore automatico, quasi sicuramente ti hanno proposto il comodato d'uso gratuito. È la formula dominante nel vending italiano, e per il cliente ha una caratteristica che spiazza: non si paga niente.
Nessun canone. Nessun costo di installazione. Nessun anticipo.
Il che, comprensibilmente, fa nascere la domanda successiva: dov'è la fregatura? Non c'è una fregatura, c'è un modello di business. Ma ci sono clausole che conviene leggere prima di firmare, e una soglia sotto la quale nessun operatore ti dirà di sì.
Come funziona
Il comodato è un contratto previsto dal codice civile agli articoli 1803 e seguenti: una parte consegna un bene all'altra perché se ne serva, con l'obbligo di restituirlo. È gratuito per definizione, altrimenti sarebbe una locazione.
Applicato al vending, funziona così. L'operatore installa il distributore a casa tua, resta proprietario della macchina, la rifornisce, la ripara e incassa quello che le persone comprano. Tu metti a disposizione lo spazio, la presa di corrente e, per le macchine a bevande calde, l'allaccio idrico.
Il guadagno dell'operatore sta nel margine sui prodotti. Un caffè che viene venduto a 0,50 euro gli costa qualche centesimo di materia prima. Su un centinaio di consumazioni al giorno il conto torna, sotto una certa soglia no.
La soglia dei 20-25 dipendenti
Ecco il punto che nessuno scrive nelle brochure: il comodato gratuito non è per tutti.
La maggior parte degli operatori chiede una sede con almeno 20-25 persone stabilmente presenti, che corrispondono più o meno a 40-50 consumazioni al giorno. Sotto quella soglia l'operatore non copre i costi del giro di rifornimento, e le alternative che ti proporrà sono tre: un canone mensile, una macchina più piccola tipo OCS a capsule, oppure un no gentile.
Vale la pena saperlo prima di chiedere, perché ti fa risparmiare tempo. Se sei un ufficio da otto persone, chiedere il comodato per un distributore combinato è una richiesta che verrà declinata, e ti conviene puntare su una macchina a capsule o su un noleggio leggero.
Un dettaglio che spesso sfugge: quello che conta non è quante persone lavorano lì, ma quante passano. Una palestra con 300 iscritti e 40 presenze medie al giorno vale più di un ufficio con 60 dipendenti in smart working tre giorni a settimana. Gli operatori lo sanno, e la prima domanda che faranno riguarda i flussi, non l'organigramma.
Cosa paghi comunque
Gratuito significa che non paghi la macchina e il servizio. Non significa costo zero.
| Voce | A carico di chi | Ordine di grandezza |
|---|---|---|
| Macchina, installazione, manutenzione | Operatore | 0 euro per te |
| Rifornimento e assistenza tecnica | Operatore | 0 euro per te |
| Energia elettrica | Tuo | circa 450-900 euro l'anno per macchina |
| Allaccio idrico se serve | Tuo | variabile, una tantum |
| Spazio e pulizia dell'area | Tuo | interno |
L'energia è la voce che sorprende di più. Un distributore refrigerato che resta acceso 8.760 ore l'anno consuma parecchio, e nei contratti standard la bolletta è tua. Ci sono macchine di classe superiore che consumano meno della metà: se il fornitore te ne propone una vecchia recuperata dal magazzino, il risparmio sul canone che non paghi te lo riprendi in bolletta.
Chiedi il modello preciso e la classe energetica. È una domanda che l'operatore serio si aspetta.
Le clausole che contano
Il contratto di comodato nel vending è quasi sempre un modulo prestampato dell'operatore. Si può discutere più di quanto si creda, ma bisogna sapere dove guardare.
Il consumo minimo. Molti contratti prevedono una soglia mensile di consumazioni. Se non la raggiungi, l'operatore può chiedere un contributo, ridurre le visite di rifornimento o ritirare la macchina. Fatti scrivere il numero e cosa succede se non lo raggiungi.
La durata e il recesso. Il comodato nel vending dura tipicamente da 24 a 60 mesi. Guarda il preavviso per disdire e se ci sono penali. Cinque anni sono lunghi: nel frattempo puoi cambiare sede, ridurre il personale o semplicemente trovarti male.
L'esclusiva. Molti contratti vietano di installare macchine di altri operatori nella stessa sede per tutta la durata. Se hai più piani o più reparti, verifica che il vincolo non ti blocchi.
Chi decide i prezzi. Di norma li fa l'operatore. Se ci tieni a tenere il caffè sotto una certa soglia per i tuoi dipendenti, mettilo per iscritto adesso, perché dopo la firma il listino lo decide lui.
I tempi di intervento. "Assistenza rapida" non vuol dire niente. Chiedi entro quante ore lavorative intervengono su una macchina ferma, e cosa succede se non rispettano. Una macchina guasta per una settimana in una fabbrica è un problema tuo, non suo.
Come si comporta con il fisco
La macchina non è tua, quindi non entra nel tuo bilancio, non la ammortizzi e non compare fra i cespiti. Non ci sono adempimenti a tuo carico sulla macchina in sé.
Gli obblighi HACCP sulla somministrazione restano dell'operatore, che è il soggetto che tratta gli alimenti. A te resta la responsabilità sull'area dove la macchina è collocata: deve essere pulita, accessibile e non nei paraggi di lavorazioni sporche o di servizi igienici.
Se invece la macchina la compri, la storia cambia del tutto: diventa un tuo cespite, con ammortamento, e gli adempimenti alimentari passano a te.
Quando il comodato non conviene
Il comodato è comodo, ma non è sempre la scelta migliore.
Non conviene se vuoi decidere tu i prodotti e i prezzi: l'assortimento lo fa l'operatore, in base a cosa gli rende. Se ti interessa offrire prodotti specifici, biologici, senza glutine o di un marchio particolare, o passi al noleggio o compri la macchina.
Non conviene se hai flussi molto alti. Con 300 consumazioni al giorno il margine che lasci all'operatore in cinque anni supera abbondantemente il costo di comprare la macchina e gestirla, ammesso di avere qualcuno che se ne occupi.
E non conviene se la sede è piccola: te lo diranno loro.
In pratica
Se hai una sede con più di venti persone e vuoi il distributore senza pensieri e senza esborso, il comodato è la risposta giusta nella maggior parte dei casi. Chiedi tre cose prima di firmare: il consumo minimo per iscritto, il modello e la classe energetica della macchina, i tempi di intervento garantiti.
E chiedi più di un preventivo. Le condizioni fra operatori cambiano parecchio, soprattutto sulla durata e sull'esclusiva, e nessuno te lo dirà spontaneamente.
